Politique de confidentialité

Qui est responsable ?

MOOD GROUP, SASU au capital de 20 000 €, 830 494 662 RCS Paris, 12 rue Chabanais, 75002 Paris, est responsable des traitements nécessaires à la gestion de votre compte, de l’abonnement, de la sécurité et des échanges de service. Contact données personnelles : hello@moodoffice.fr. Ce contact n’est pas présenté comme un délégué à la protection des données désigné.

Lorsque vous utilisez Cooum pour vos propres dossiers, collaborateurs, clients ou invités, vous déterminez les finalités de ces traitements. MOOD GROUP agit alors comme votre sous-traitant selon l’annexe dédiée. L’organisateur d’une réunion reste votre premier interlocuteur pour les données qu’il a ajoutées.

Les données et leurs usages

Lorsque le compte est utilisé par le représentant ou un salarié d’une personne morale, la gestion de ses coordonnées repose sur l’intérêt légitime de MOOD GROUP et de cette organisation à administrer leur relation contractuelle. Le fondement contractuel vise les personnes elles-mêmes parties au contrat. Les champs indiqués comme obligatoires sont nécessaires à la fonction demandée : sans email, le compte ne peut pas être créé ; sans adresse d’invité, aucune invitation email ne peut lui être envoyée. L’activité, l’apparence, la visibilité dans l’annuaire et l’activation de la caméra restent facultatives.

Votre mot de passe est transmis au service d’authentification Supabase ; MOOD GROUP ne le consulte pas en clair. La carte est saisie chez Stripe : aucun numéro complet de carte n’est stocké dans le bureau Cooum.

Votre dossier préparatoire de domiciliation

Le service de domiciliation n’est pas ouvert : l’agrément préfectoral est en attente. Aucun contrat, paiement ou droit d’utiliser une adresse de domiciliation n’est proposé dans ce parcours. Le dépôt et même l’examen favorable d’un dossier ne constituent pas une attestation de domiciliation. Aucune date d’ouverture n’est garantie.

Le dossier Cooum est une demande précontractuelle. Il permet de renseigner votre entreprise, son représentant et les personnes qui la contrôlent, puis de transmettre les justificatifs nécessaires à un examen humain. Il est accessible sans carte ni abonnement au bureau. Le dépôt ou la validation du dossier ne vaut ni contrat, ni paiement, ni autorisation d’utiliser une adresse de domiciliation.

MOOD GROUP est responsable de ce traitement. L’examen demandé repose sur les mesures précontractuelles pour l’entrepreneur individuel et sur l’intérêt légitime à examiner la demande de la société pour ses représentants et bénéficiaires effectifs. La sécurisation des accès et la traçabilité de la revue relèvent de l’intérêt légitime à prévenir les accès non autorisés. Les obligations et durées propres à une domiciliation effectivement souscrite seront présentées avec son contrat.

La liste s’adapte à votre situation : identité et domicile du représentant, immatriculation si elle existe, statuts ou projet de statuts et éléments relatifs aux bénéficiaires effectifs pour une société. Les pièces indiquées sont nécessaires pour transmettre le dossier ; des compléments proportionnés peuvent être demandés après examen. Transmettez uniquement les éléments utiles à la vérification et informez les personnes dont vous communiquez les données.

Les fichiers sont conservés dans un stockage privé séparé. Ils sont accessibles à votre compte et aux seules personnes habilitées chez MOOD GROUP pour le suivi de la demande, ainsi qu’aux prestataires techniques nécessaires. Les invités à vos réunions et les autres membres Cooum n’y ont pas accès. Aucun justificatif, commentaire de revue ou donnée d’identité n’est envoyé dans les emails de suivi ni automatiquement transmis à une IA.

Dans cette version précontractuelle, les informations, pièces et versions remplacées du dossier sont programmées pour être supprimées 90 jours après sa dernière modification, transmission, décision ou son retrait. Il s’agit de la durée choisie pour ce parcours, pas d’une durée légale générale. Le nettoyage est exécuté par un traitement planifié, avec reprise en cas d’échec. La suppression du compte inclut ces pièces ; les délais techniques de sauvegarde des prestataires restent distincts.

Vous pouvez télécharger chaque justificatif et exporter les informations du dossier depuis Domiciliation. Retirer votre demande arrête son examen ; pour un effacement anticipé du dossier sans fermer le compte, contactez hello@moodoffice.fr. Les droits, modalités de contact et garanties relatives aux prestataires sont détaillés ci-dessous.

Rechercher une entreprise pour préparer votre dossier

La recherche est facultative et se lance uniquement lorsque vous utilisez son bouton depuis votre compte connecté. Le serveur Cooum transmet à l’API publique Recherche d’entreprises de la DINUM le nom d’entreprise, le SIREN ou le SIRET que vous saisissez pour cette recherche. Aucun justificatif déposé, adresse de domicile renseignée dans le dossier, mot de passe ou lien privé du compte n’est transmis par cette fonction.

Cette source officielle gratuite rassemble notamment des données publiques issues de l’INSEE et de l’INPI. Les résultats peuvent inclure le nom des dirigeants personnes physiques ; Cooum n’utilise ni leur date de naissance ni leur nationalité pour ce préremplissage. Une recherche dans un registre public ne constitue pas une vérification d’identité, une validation réglementaire ou une approbation du dossier.

Vous choisissez le résultat à reprendre, vérifiez les informations et pouvez les modifier. La saisie manuelle reste possible sans recherche. Le préremplissage vous aide à préparer la demande ; il ne modifie pas les conditions d’examen ni n’ouvre le service de domiciliation. Les données reprises dans le dossier suivent les mêmes accès privés, durées de conservation et droits que ce dossier. Cette aide intervient à votre demande, dans le cadre des mesures précontractuelles ou de l’intérêt légitime à examiner la demande de l’entreprise, selon les personnes concernées.

Vous recevez une invitation ?

Votre adresse a été fournie par l’organisateur du rendez-vous ou de la réunion, et non obtenue par une recherche publicitaire. Elle sert à envoyer l’invitation, ses mises à jour ou son annulation, à contrôler l’accès et à vérifier la livraison. Cooum ne vous inscrit pas à une newsletter.

L’email de rendez-vous permet de répondre à l’organisateur. Vous pouvez également demander de l’aide ou signaler une invitation non souhaitée à hello@moodoffice.fr. Votre lien est personnel : toute personne à qui vous le transmettez pourrait l’utiliser.

Si vous cliquez sur Google Agenda ou Outlook, les détails du rendez-vous et le lien d’accès sont transmis au fournisseur d’agenda choisi. Le fichier .ics est une autre méthode d’ajout. Il ne s’agit pas d’une synchronisation permanente de vos agendas.

Ce qui est privé et ce que vous partagez

Un bureau personnel est rattaché à votre compte utilisateur, pas à votre adresse IP. Les invités à une réunion n’accèdent pas à vos dossiers privés. Le nom, l’avatar, la présence dans la salle et les notes rédigées dans la réunion sont visibles par ses participants.

La démonstration conserve ses éléments dans le stockage de session de votre onglet. Un autre visiteur sur son propre navigateur ne partage pas cette démo. Une personne utilisant votre appareil ou votre profil de navigateur peut en revanche retrouver une session encore ouverte.

Les flux audio, vidéo et écran sont transmis lorsque vous les activez. Cooum ne déclenche pas d’enregistrement audiovisuel ni de transcription automatique dans cette version. Les notes et décisions écrites peuvent être conservées par l’hôte. Les échanges réseau utilisent des connexions sécurisées ; aucun chiffrement audiovisuel de bout en bout n’est promis.

Aucun envoi automatique de vos documents à un modèle d’intelligence artificielle n’est actif. Les notes de préparation restent dans votre bureau. Une future fonction d’IA devra expliquer les données transmises et le fournisseur avant son utilisation.

La vidéo de présentation

Le film de présentation est facultatif. Son fichier est chargé seulement lorsque vous ouvrez le lecteur. Le fichier est diffusé par le service de médias Higgsfield via Amazon CloudFront ; le navigateur lui transmet alors les informations techniques nécessaires à la connexion, notamment l’adresse IP, le navigateur et l’origine du site. Ces traitements peuvent impliquer des pays hors de l’Espace économique européen.

Cette diffusion répond à votre demande de lecture et à notre intérêt légitime à présenter le service. Le lecteur natif est utilisé sans SDK publicitaire ni mesure d’audience vidéo intégrée par Cooum. La requête média est anonyme au sens technique : les cookies et identifiants de connexion au fournisseur ne sont pas envoyés, mais l’adresse IP reste visible. Aucun document, dossier de domiciliation ni contenu de votre bureau n’est transmis à ce fournisseur par le lecteur. Les sous-titres, l’affiche et la présentation écrite sont servis par Cooum.

Destinataires, prestataires et pays

L’accès administratif chez MOOD GROUP est limité aux besoins de l’exploitation et de l’assistance. Les prestataires peuvent mobiliser leurs propres sous-traitants. Les autorités, conseils ou organismes habilités ne reçoivent des informations que lorsqu’une obligation ou la défense de droits le justifie. Les données ne sont pas vendues.

Les transferts hors de l’Espace économique européen doivent reposer sur une décision d’adéquation applicable ou sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, si nécessaire, des mesures complémentaires. Les accords fournisseurs décrivent ces mécanismes ; une copie des garanties pertinentes et les informations sur un transfert peuvent être demandées à notre contact données personnelles. La localisation de la base à Paris ne couvre pas tous les traitements.

Google Ads : vos choix publicitaires

Google Ads, fourni pour les données européennes par Google Ireland Limited, peut être utilisé pour deux finalités indépendantes : mesurer si une inscription ou un début d’essai provient de nos annonces, et vous montrer des annonces Cooum sur Google et YouTube après votre visite. Chacune repose sur votre consentement facultatif ; refuser ne limite pas votre accès au bureau.

Avant votre choix, après un refus ou tant que cette intégration n’est pas activée, Cooum ne charge pas la balise Google Ads et ne lui adresse aucune requête. Avec votre accord, Google reçoit des événements publicitaires et les données techniques nécessaires à la connexion, dont l’adresse IP et les identifiants liés aux annonces. Cooum ne lui transmet ni votre email, ni votre nom, ni votre identifiant de compte, ni vos documents ou les informations saisies dans votre bureau. Le marqueur qui évite de compter deux fois une conversion pour un compte reste dans votre navigateur.

Google peut traiter des données aux États-Unis. Les transferts vers les entités américaines Google certifiées sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis ; Google décrit aussi les garanties applicables aux autres transferts dans ses règles.

Vous pouvez accepter, refuser ou retirer vos choix depuis « Gérer les cookies », dans le pied de page ou les réglages du bureau. Votre choix et sa date sont mémorisés pendant six mois dans ce navigateur, puis redemandés. Le retrait arrête les futurs envois et supprime les cookies publicitaires accessibles déposés sur Cooum ; il n’efface pas rétroactivement les données déjà traitées licitement ni les cookies sur les domaines de Google.

Conservation et effacement

Les liens d’invitation à un rendez-vous ne sont plus consultables trente jours après sa fin ; cela ne supprime pas à lui seul les données du rendez-vous. La corbeille et les rendez-vous anciens n’ont pas de purge automatique. Vous pouvez demander un effacement ciblé au contact données personnelles.

La fermeture du compte arrête l’abonnement, ferme les salles puis supprime les fichiers et données du bureau et le compte d’authentification. Elle se poursuit par étapes avec reprise en cas d’échec. Les factures, preuves contractuelles et traces légalement nécessaires sont distinctes. Les durées des sauvegardes et journaux propres aux fournisseurs suivent leurs règles et ne permettent pas de promettre une disparition instantanée de toute copie.

Les données éventuellement laissées dans les anciens prototypes Cooum ne sont pas liées automatiquement au compte personnel actuel. Leur accès applicatif est désactivé ; leur accès ou effacement peut être demandé à MOOD GROUP.

Vos droits et comment les exercer

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité des données dans les conditions prévues par le RGPD. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation et retirer à tout moment un choix facultatif, sans remettre en cause le traitement antérieur. Vous pouvez également communiquer des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Écrivez à hello@moodoffice.fr, avec l’objet « Données personnelles Cooum », ou à MOOD GROUP, 12 rue Chabanais, 75002 Paris. Indiquez le compte et le droit concernés. Une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement ; une vérification proportionnée peut être nécessaire en cas de doute sur votre identité.

Une réponse est apportée au plus tard dans le mois suivant la réception. En cas de complexité ou de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; vous en êtes informé dans le premier mois. Une demande concernant les données d’un organisateur lui est transmise ou traitée selon ses instructions.

Dans Mon compte, l’export du bureau fournit un fichier JSON ; les fichiers joints se téléchargent séparément. Cet export ne remplace pas une demande d’accès exhaustive, qui peut aussi porter sur des journaux ou échanges d’assistance. La suppression du compte et la résiliation de l’abonnement sont deux actions différentes.

Vous pouvez saisir la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou via son site. Cooum n’utilise pas de décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard dans cette version.

Stockage du navigateur et évolutions

Cooum utilise des stockages fonctionnels pour la connexion, la démo et les préférences de réunion. Le choix concernant Google Ads est conservé séparément ; les stockages publicitaires ne sont utilisés qu’après votre accord. Les services externes, notamment Stripe lors du paiement, appliquent leurs propres règles.

Cette politique est datée. En cas de changement significatif des usages ou des destinataires, une information adaptée sera fournie. Un consentement distinct sera demandé si une nouvelle finalité l’exige.